profesión, vida académica

Cómo encontrar el tiempo para cumplir nuestras intenciones: Agendar en reversa

La semana pasada escribí sobre lo agotador que fue el año pasado para mí (y seguramente para muchas personas más). Pero también fue un año maravilloso y no puedo dejar de celebrar todos los logros que cumplí (algo que hice en un post de Instagram, también la semana pasada). Entre más lo pienso, más concluyo que haber logrado tantas cosas en un año tan difícil se lo debo a la disciplina con la que organizo mi horario semanal, de modo que éste se alinee con mis prioridades. Al crear mi horario ideal me aseguro de darme suficiente tiempo para trabajar en cada una de mis intenciones para el año. Y así, de a poquitos y casi que sin darme cuenta, voy acercándome más a mis logros cada semana. Hoy comparto mis estrategias para organizar mi semana ideal, algo que hago sin falta al comienzo de cada semestre desde que empecé mi doctorado en el 2018.

La técnica que uso para estructurar mi semana ideal la aprendí del Dr. R. Kelly Crace (uno de los autores de Authentic Excellence: Flourishing and Resilience in a Relentless World) durante mi primer año del doctorado y la he ido adaptando un poco a mis necesidades con los años. Lo más importante de la técnica es que funciona “al revés” de como solemos organizar nuestro horario. Con frecuencia, empezamos con todas las obligaciones que tenemos, con las horas de trabajo y estudio (que pueden ser infinitas), y dejamos todo lo que queremos hacer, ya sea porque nos divierte o porque sabemos que nos hace bien, para lo último. ¿El resultado? Que terminamos abrumades, agotades y, con frecuencia, infelices porque percibimos un imbalance tremendo en nuestras vidas. Al agendar nuestra semana “en reversa” (mi traducción poco glamorosa de “reverse scheduling”), comenzamos por lo que más queremos hacer y dejamos las “obligaciones” para lo último. Así, nos aseguramos de darle suficiente espacio a todo aquello que nos hace vibrar alto y encontramos más armonía en nuestras vidas.

cuaderno cerrado y mano sobre una mesa

Algunas consideraciones iniciales

Antes de poder estructurar nuestra semana ideal, es necesario reflexionar un poco sobre nuestras responsabilidades, prioridades y algunos de los aspectos más mundanos que afectan nuestro horario. Esto nos ayuda a construir un horario realista y que se adapte a nuestras vidas. Así va a ser más fácil cumplirlo. Al responder las siguientes preguntas, podemos entender mejor nuestras necesidades a la hora de planear nuestro horario:

¿Cuáles son tus mayores prioridades?

Por ahí dicen que en donde inviertes tu tiempo y tu dinero encuentras tus prioridades. Sin embargo, debemos tener en cuenta que muchas personas debemos trabajar para tener el dinero que necesitamos en este mundo material en el que vivimos. Hay personas que deben pasar muchísimo más tiempo cuidando a sus seres queridos que otras. Y, en general, hay una cantidad de factores externos que nos impiden gastar todo el tiempo que quisiéramos en lo que creemos que son nuestras prioridades. Pero siempre es un buen ejercicio mirar hacia atrás y darnos cuenta en qué gastamos la mayor cantidad de tiempo. Si no se alinea con lo que queremos ser en la vida y hay algo que podamos hacer al respecto, podemos reorganizar nuestro horario para alinear nuestras prioridades con nuestras acciones.

¿Cuáles son esos compromisos inamovibles que deben formar parte de tu semana?

Como mencioné anteriormente, hay que ser realistas a la hora de crear nuestro horario e incluir todo lo que debemos hacer y que no podemos cambiar. Para muchas personas, esto puede ser un horario laboral que deben cumplir; para otras puede ser un horario de clases o algunas reuniones semanales a las que deben asistir. Hay quienes tenemos el privilegio de escoger nuestras horas de trabajo, pero esto no significa que no tengamos una serie de compromisos cada semana.

¿Cuál es tu momento más productivo del día?

No hay duda de que todas las personas tenemos ritmos diferentes y esto debe hacer parte de nuestra estructuración del horario. Hay quienes trabajan mejor durante las horas del día y quienes lo hacen mejor en la noche. Hay quienes tienen hijos o hijas que marcan los momentos del día, incluidos aquellos en que se pueden enfocar más en producir. Al tener claros estos ritmos, podemos organizar nuestro horario para realizar aquellas tareas que necesitan atención detallada durante los momentos más productivos de nuestro día y dejar las demás para aquellos momentos en que sabemos que vamos un poco más despacio o tenemos más distracciones. Por ejemplo, yo soy más productiva durante las primeras horas de la mañana, después de haber hecho yoga y meditado y antes de sentir demasiado movimiento alrededor mío. Esto significa que me levanto temprano todos los días, pero también que soy pésima para trabajar en la noche. Por las tardes soy muchísimo menos productiva que en las mañanas y por eso dejo las tareas que requieren un poco menos de concentración para esas horas del día.

¿Cuáles son esas cosas que sabes que debes hacer por tu propio bienestar pero que a veces te cuesta sacar el tiempo para hacerlas?

En mi caso, es el yoga. Cuando estoy súper ocupada y estresada, es lo primero que se va. Y es lo que más me hace falta porque sé que es lo que me ayuda a mantener el balance y a salirme de los ciclos negativos de estrés y ansiedad. Entonces, cuando organizo mi horario, me aseguro de agendar mi práctica de yoga en un momento en el que sé que nada se me va a atravesar, a menos de que sea yo misma quien lo haga. Por eso es que todas las mañanas me levanto derecho a la alfombra y lo primero que hago para empezar mi día, antes de dejar que cualquier cosa se me atraviese, es practicar yoga durante una buena hora.

página de una agenda con un horario semanal

Pasos para agendar en reversa

Con base en nuestras respuestas a las preguntas anteriores es que creamos el horario de nuestra semana ideal. Para mí, este proceso tiene 5 pasos, organizados así:

1. Decidir las horas que van a marcar tu día

Ya sabemos cuáles son nuestras “obligaciones” y los momentos de mayor productividad en nuestro día. Con base en esto, podemos decidir cuántas y cuáles son nuestras horas ideales de sueño. Es posible que estas varíen un poco dependiendo del día, pero el cuerpo funciona muy bien con la rutina y va entrando en un ritmo que se convierte casi que “natural”, entonces es importante tratar de ayudarle. Yo he llegado al punto en que me levanto sola, unos minutos antes de que suene mi alarma a las 5. Y como soy de las que no funciona si no duermo 8 horas diarias, me acuesto a las 9. Mi horario ideal, entonces, va a ir de 5 am a 9 pm todos los días.

plantilla para elaborar un horario semanal

2. Llenar los espacios de los eventos que no puedes cambiar

Aquí van todas las “obligaciones” y los compromisos inamovibles que identificamos con las preguntas iniciales. Si hay algo con lo que debes cumplir pero puedes elegir el horario, no lo pongas todavía. En mi caso, éstas incluyen mis reuniones semanales con el equipo de investigación de The Fashion and Race Database y con Sandra, mi socia de Culturas de Moda. También me reúno con mi grupo de escritura cada dos semanas y dicto clase dos veces a la semana. Las demás horas de trabajo que debo cumplir las dejo para después porque puedo escoger en qué momento cumplirlas.

plantilla elaborar para un horario semanal con algunos elementos marcados en colores distintos

3. Añadir todo lo que “quieres” hacer durante la semana

Esto incluye lo que hacemos para divertirnos, por nuestro bienestar y los passion projects que no hacen parte de nuestras obligaciones laborales. Para mí son mi ritual mañanero de yoga y meditación (idealmente dura 2 horas), ir a montar (si lo hago sin afán, me demoro como 3 horas), comer con mi familia todas las noches y después ver alguna serie, dedicarle entre 10 y 15 horas semanales a Culturas, este blog y mi actividad en redes. Idealmente, también me gustaría poder tomarme al menos una hora para desconectarme, cocinar y almorzar con calma, hacer yoga otra vez en las tardes, tener al menos una hora para bordar mientras escucho algún podcast un par de veces a la semana y dejar los fines de semana completamente libres de trabajo.

plantilla elaborar para un horario semanal con algunos elementos marcados en colores distintos

Este paso llena una buena parte de la semana y todavía me falta añadir todas mis “obligaciones”. Pero este es precisamente el punto. Ya van a ver por qué.

4. Añadir las cosas que “debes” hacer

Aquí finalmente es donde añadimos todas nuestras “obligaciones” de la semana. En mi caso son 10 horas semanales de trabajo con la FRD, unas 4–6 horas de preparación para mis clases y calificar (a veces son más), y unas 15–20 horas dedicadas a mi tesis doctoral y otras tareas relacionadas. Últimamente he estado experimentando con dejar un horario establecido para revisar mis emails, mensajes y redes sociales. Esto lo descubrí a través de Christine de Scholar Culture y me ha ayudado increíblemente a sentirme menos abrumada con la infinidad de mensajes que me llegan durante el día. Así que esto lleva su propio espacio en el horario semanal.

5. Editar lo que añadimos en el paso 3 para poder cumplir con todo lo del paso 4

Es muy posible que sean tantas las cosas que “queremos” hacer, que al final nos toque sacrificar algunas para cumplir con lo que “debemos” hacer. (Y pongo ambas palabras entre comillas porque muchas veces no es tan fácil separarlas: por ejemplo, a mí me encanta trabajar en mi tesis doctoral, aunque en teoría sea una “obligación”.) El orden de los pasos tiene el propósito de ayudarnos a priorizar porque vamos a eliminar primero todo lo que no es esencial, aunque nos gustaría hacerlo. Por ejemplo, para mí no es tan grave gastar parte de mi fin de semana en mis passion projects de Culturas de Moda y este blog ni calificando cuando necesito. Y si no alcanzo a cocinar a la hora del almuerzo ni hacer yoga dos veces todos los días tampoco es un problema. Son más importantes mi ritual mañanero, mi tiempo con mi familia y mi entrenamiento de equitación, aunque algunos días deban ser un poco más cortos de lo que quisiera.

plantilla elaborar para un horario semanal con algunos elementos marcados en colores distintos

Al organizar nuestro horario al revés, vamos a terminar con aquellas cosas que más nos importan y las que más apreciamos en nuestras vidas, sin dejar de cumplir con nuestras responsabilidades. Así logramos hacer algo por nuestro bienestar y por alcanzar nuestros objetivos todos los días, sin dejar que la vida se convierta en cumplir con nuestras obligaciones y nada más.

Tener este horario semanal es importantísimo para mí porque me da una guía para cada una de las semanas de mi año que me permite dedicarle tiempo a todas aquellas cosas que considero importantes en mi vida. Pero este horario semanal es un modelo y nada más; es prácticamente imposible seguirlo absolutamente todas las semanas del año. A veces tenemos conferencias, reuniones, viajes y otros eventos adicionales —e incluso imprevistos— que nos impiden seguir el modelo. Pero lo importante es tenerlo como una guía de referencia, que nos ayuda a tomar decisiones a la hora de agendar reuniones y otros eventos que se van presentando en nuestras vidas. Con este horario podemos organizar con propósito cada una de nuestras semanas y nuestros días.

¿Cómo organizan ustedes su horario? ¿Han intentado esta técnica? Cuéntenme en los comentarios.

Feliz semana,

L.